Sich immer wieder selbst zu motivieren, Prioritäten zu setzen und produktiv zu sein, ist das A und O eines gelungenen Zeit- und Selbstmanagements. Tatsächlich gelingt es uns immer wieder, uns selbst auszutricksen. Egal, ob es sich um die Vorbereitung auf Meetings, dringende Berichte oder sonstige Deadlines handelt: Ein kurzer Besuch auf Facebook, E-Mails lesen, eine Tasse Tee richten, den Schreibtisch aufräumen, Whatsapp beantworten oder endlich mal wieder Joggen gehen - alles scheint interessanter zu sein als das eigentliche Todo. Am Ende des Tages ist zwar vieles erledigt, nur nicht das, was Sie sich vorgenommen haben.
Das beschriebene Phänomen heisst Aufschieberitis, im Fachjargon Prokrastination, und ist wohl den meisten von uns bestens bekannt. Aufgaben werden so lange hinausgezögert, bis sie einem buchstäblich unter den Nägeln brennen. Auch wenn manche auf den Adrenalin-Kick als Leistungs-Booster schwören, sprechen doch gute Gründe für ein diszipliniertes Zeitmanagement: Zum einen blockiert Stress die Denkleistung und mindert die Kreativität. Wer rechtzeitig beginnt, kann zudem Fehler korrigieren und sich bei Bedarf Unterstützung holen. Und Ihre Kollegen werden es Ihnen danken, nicht überfallsartig liefern zu müssen, sondern mit Vorlaufzeit über ihren Part informiert zu sein.
So kommen Sie in die Gänge:
- Prüfen Sie, warum Sie eine Aufgabe aufschieben: Ist sie vielleicht zu gross? Falls ja, zerlegen Sie sie in kleinere, machbare Einheiten. Steht Ihr Projekt unter dem Motto „Ganz oder gar nicht“ und wirkt dadurch abschreckend und komplex? Schrauben Sie Ihre perfektionistischen Ansprüche ein wenig herunter und gestatten Sie sich, einfach ins Tun zu kommen.
- Fokussieren Sie um: Weg von „Ich muss“ hin zu „Was habe ich davon, wenn ich das mache?“. Loben und belohnen Sie sich zudem für Ihre Leistung. Stellen Sie positive Aspekte in den Vordergrund und erhöhen Sie so Ihre intrinsische Motivation.
- Planen Sie: Geben Sie Ihren Todos einen festen Termin, das steigert die Verbindlichkeit. Gemäss dem Parkinson’schen Gesetz dehnt Arbeit sich in dem Masse aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Definieren Sie daher vorab genau, wieviel Zeit Sie in eine Aufgabe investieren wollen.
- Stellen Sie Ihr Smartphone auf offline: Eine Studie zeigt, dass Manager, die täglich eine Stunde externe Reize wie E-Mails und Telefonate meiden, nicht nur die in dieser Zeit geleistete Arbeit als qualitativ hochwertiger, sondern den gesamten Arbeitstag als zufriedenstellender und effizienter erleben.
Erschienen in: Wirtschaft regional. Management & Karriere 15.07.2017